Umowa powierzenia (DPA)

Strony i zakres

Umowa jest zawarta między osobą lub podmiotem korzystającym z DwellCase w celach zawodowych lub biznesowych, na przykład wynajmującym, zarządcą nieruchomości lub hostem krótkoterminowym („Klient”, administrator danych), a CODE PRECISION spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, os. Piastowskie 109/14, 61-165 Poznań, Polska (KRS 0000605845, NIP 7822611928, REGON 363886956) („DwellCase”, podmiot przetwarzający). Uzupełnia Warunki korzystania i jest umową powierzenia w rozumieniu art. 28 RODO.

Dotyczy wyłącznie danych osobowych osób trzecich zawartych w treściach, które Klient wgrywa lub synchronizuje w DwellCase, takich jak najemcy, goście, współlokatorzy i osoby widoczne na zdjęciach („Treści”). Nie dotyczy użytkowników prywatnych, na przykład najemcy z Renter Pass, ani danych konta samego Klienta (identyfikator Apple, e-mail, zakupy). Dla tych danych DwellCase jest administratorem, zgodnie z Polityką prywatności.

Przedmiot, charakter i czas trwania

DwellCase przechowuje, synchronizuje, tworzy kopie zapasowe, eksportuje (ZIP, linki do pobrania) i usuwa Treści Klienta w celu świadczenia usługi. Przetwarzanie trwa, dopóki Klient ma konto z włączoną kopią w chmurze, i kończy się zgodnie z pkt 11.

Rodzaje danych i osoby, których dane dotyczą

Osoby: najemcy, goście, współlokatorzy i inne osoby wskazane lub widoczne w Treściach. Dane: zdjęcia, dokumenty, notatki i opisy wgrane przez Klienta, w tym imiona, dane kontaktowe i wizerunek, które Klient sam w nich umieści; metadane plików (rozmiar, hash SHA‑256, daty); opcjonalnie lokalizacja zdjęcia.

DwellCase nie oczekuje szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) ani danych o wyrokach skazujących. Klient nie wgrywa ich bez wyraźnej potrzeby i podstawy prawnej.

Polecenia Klienta

DwellCase przetwarza Treści wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta: niniejszą umowę, Warunki korzystania i korzystanie przez Klienta z funkcji aplikacji (wgranie, eksport, udostępnienie, usunięcie). Jeśli polecenie naruszałoby przepisy o ochronie danych, DwellCase niezwłocznie poinformuje o tym Klienta. DwellCase nie wykorzystuje Treści do własnych celów, nie sprzedaje ich ani nie używa do reklam lub trenowania modeli.

Poufność

Osoby upoważnione przez DwellCase do dostępu do Treści są zobowiązane do zachowania poufności i mają dostęp tylko w niezbędnym zakresie. DwellCase nie przegląda Treści, chyba że jest to konieczne dla bezpieczeństwa lub wykonania polecenia Klienta, na przykład zgłoszenia do wsparcia, o które Klient poprosił.

Środki bezpieczeństwa

DwellCase stosuje środki z art. 32 RODO, w tym wymienione poniżej. Bardziej szczegółowy opis aktualnych środków udostępnia na żądanie.

szyfrowanie transmisji (TLS);
prywatny magazyn plików w UE bez dostępu publicznego, dostępny tylko przez krótkotrwałe linki;
szyfrowanie w spoczynku zapewniane przez dostawców infrastruktury;
logowanie przez Sign in with Apple i krótkotrwałe tokeny dostępu;
oddzielne środowiska testowe i produkcyjne;
dziennik zdarzeń udostępniania i eksportu;
codzienne kopie zapasowe;
redakcja danych wrażliwych w logach i raportach błędów.

Podprocesorzy

Klient udziela ogólnej zgody na korzystanie z podprocesorów. Treści są dostępne dla Hetzner i Cloudflare. DwellCase zawiera z podprocesorami umowy nakładające równoważne obowiązki i odpowiada wobec Klienta za ich wykonanie. O dodaniu lub zmianie podprocesora mającego dostęp do Treści DwellCase informuje Klienta e-mailem lub w aplikacji co najmniej 30 dni wcześniej. W tym terminie Klient może zgłosić sprzeciw na piśmie na support@dwellcase.com. Jeśli strony nie dojdą do porozumienia, Klient może usunąć konto i zakończyć umowę. Aktualną listę DwellCase udostępnia na żądanie.

Podprocesorzy w wersji 2026-10:

Hetzner: hosting serwera i bazy danych (Norymberga, Niemcy);
Cloudflare: prywatny magazyn plików (R2, jurysdykcja UE), kopie zapasowe i strona internetowa;
Sentry: raporty błędów (region UE, bez Treści);
Resend: wiadomości e-mail dotyczące konta (region UE);
Apple: logowanie i zakupy;
Google (Gmail): skrzynka wsparcia, odbiór przez Cloudflare Email Routing (USA, EU-US Data Privacy Framework i SCC).

Transfery poza EOG

Treści są przechowywane w UE (Niemcy; jurysdykcja UE w Cloudflare R2). Część podprocesorów to spółki z USA (Cloudflare, Sentry, Resend, Google). Transfery opierają się na decyzji o odpowiednim stopniu ochrony dla EU-US Data Privacy Framework, a gdy ta nie ma zastosowania, na standardowych klauzulach umownych. DwellCase nie przenosi Treści gdzie indziej bez spełnienia wymogów rozdziału V RODO.

Pomoc Klientowi

Klient może w aplikacji eksportować i usuwać Treści, co ułatwia realizację żądań osób korzystających ze swoich praw (art. 15–20). Gdy osoba zwróci się do DwellCase bezpośrednio, DwellCase przekaże wniosek Klientowi, jeśli da się go zidentyfikować. DwellCase w rozsądnym zakresie pomaga Klientowi w obowiązkach z art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, naruszenia, ocena skutków, konsultacje z organem).

Naruszenia ochrony danych

DwellCase zawiadamia Klienta o stwierdzonym naruszeniu ochrony Treści bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia, e-mailem na adres konta (lub relay Apple) oraz komunikatem w aplikacji. Zawiadomienie zawiera dostępne informacje: charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób i rekordów, możliwe skutki i zastosowane środki. Dalsze informacje są przekazywane etapami. Klient odpowiada za ocenę, czy zgłosić naruszenie organowi nadzorczemu i zawiadomić osoby, których dane dotyczą.

Usunięcie i zwrot danych

Przed zakończeniem Klient może wyeksportować wszystkie Treści w aplikacji. Po usunięciu konta DwellCase usuwa Treści z bazy danych i magazynu niezwłocznie (przez kolejkę zadań). Zaszyfrowane kopie zapasowe wygasają w ciągu 30 dni. Pliki utworzone do udostępnienia i eksportu są usuwane po 24 godzinach, a niedokończone uploady po 24 godzinach. Konto Starter nieaktywne przez 24 miesiące jest usuwane po e-mailu wysłanym 30 dni wcześniej (konta płatne nie wygasają). Dane zapisane na urządzeniu Klienta pozostają pod jego kontrolą. DwellCase przechowuje dane dłużej tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo. Szczegóły są w Polityce prywatności.

Audyt i dowody zgodności

Na żądanie DwellCase udostępnia Klientowi informacje potrzebne do wykazania zgodności z art. 28 RODO. Klient może przeprowadzić audyt (sam lub przez niezależnego audytora związanego tajemnicą) nie częściej niż raz w roku, po powiadomieniu z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, w godzinach pracy, na własny koszt i bez dostępu do danych innych klientów. Jeśli to wystarczy, DwellCase może przedstawić odpowiedzi na kwestionariusz lub raporty dostawców zamiast audytu na miejscu.

Obowiązki Klienta

Klient odpowiada za to, że ma podstawę prawną do wgrywania Treści, że poinformował osoby, których dane dotyczą (na przykład najemców i gości), o dokumentowaniu nieruchomości, że dokumentuje miejsca i osoby zgodnie z prawem oraz że nie wgrywa danych, do których nie ma prawa. DwellCase jest narzędziem do dokumentacji i nie udziela porad prawnych.

Odpowiedzialność, prawo właściwe i wersje

Odpowiedzialność każdej ze stron określają Warunki korzystania i bezwzględnie obowiązujące przepisy. Umowa podlega prawu polskiemu. Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Umowa obowiązuje, dopóki DwellCase przetwarza Treści Klienta.

Wersja 2026-10 jest akceptowana kliknięciem w aplikacji przy zakupie, a akceptacja (data, wersja) zapisywana na urządzeniu. W razie istotnej zmiany DwellCase opublikuje nową wersję i zawiadomi Klienta co najmniej 30 dni wcześniej. Nowa wersja wchodzi w życie po upływie tego terminu, a Klient, który jej nie akceptuje, może usunąć konto. W zakresie danych osobowych w Treściach niniejsza umowa ma pierwszeństwo przed Warunkami korzystania.

Kontakt: support@dwellcase.com